一个人如果表达能力差、理解能力差，怎么改变？

使用“结构化”的方法，不但有助于提升表达能力、理解能力，还可以让思维方式上一个台阶。

接下来，我会通过举例，一步步教你如何精进自己的结构化表达方式。

什么是“结构化”？

打个简单的比方，你去超市采购，购物车里堆了满满一大车商品，如蔬菜、水果、日用品、饮料等，到结账的时候，收银员会帮你把这车东西都放到塑料袋里，方便你拎着拿走。

在你表达的过程中，购物车里的零零总总，就是“内容”；

而装物品的这些塑料袋，就是你的“结构”。

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为什么在沟通和表达的时候需要“结构化”呢？

很直接的一点原因是，“结构化”能够让沟通对象更好地理解你的思路。

关于这一点，@思宇爱读册 的高赞回答里已经给出了充分的解释：比如，人类的大脑更喜欢“简短、有规律”的信息，大脑能一次记住的信息个数只有3~7个等等。

如果像炫富女摔出一包奢侈品的洋洋洒洒，估计对方眼花缭乱，不会知道你到底要表达什么。

但是你用两三个塑料袋给她收拾起来，把化妆品放一袋，饰品放一袋，就方便看到重点了。

除了方便对方理解之外，“结构化”还有一个经常被大家所忽略的好处：减缓沟通者本人紧张情绪，让你能把精力用在关键处。

设想一下：在大会上，你突然被点名发言，毫无准备的你希望大脑运转，但实际情况是太过紧张、大脑一片空白。磕磕巴巴说了几点，坐下的时候，感觉自己要虚脱了，直到整场会议结束，你都没从紧张中恢复过来。

这时候如果有现成的框架，就可以一边措辞一边思考，是不是会从容很多？

不要小看结构化以“节能”提高沟通效率的能力。在商界，前福特CEO艾伦·穆拉利 (Alan Mulally)帮助福特公司起死回生的过程中，就充分利用了“结构化”工具，来重塑高管会议。

艾伦是美国企业界的传奇，如果你百度他的名字，会看到对他管理成就的总结：“拯救波音 做强福特”。2006年，艾伦从波音飞机到福特公司做CEO，2014年退休的时候，被评为全球最伟大领导者第三位。

到了福特之后，艾伦发现经理们特别“喜欢开会”，但沟通效率很低。作为改革方案的一部分，他把高管的周例会“结构化”。根据新规矩，公司高管的周例会不允许缺席，不得请假（可音频参会），不许讨论无关事务，不许嘲笑或者打断他人，会议上，大家要依次按照这种结构来发言：

“我是福特公司XX岗位的XX（姓名），本周我最重要的五件事是：第一、第二、第三、第四、第五。这五件事的进展更新情况是......用红黄绿三种颜色代表差、中、好，对这五件事进行评价的情况是......”

通过这一结构，每位高管要要说清楚一周以来工作的轻重缓急，评估能否成功，汇报进度，坦承落后的地方。

在他的任期里，每位管理成百上千万资产的福特高管都要从自报姓名开始，重复这套看似低幼的“结构化”发言。

没有结构化之前，高管们在会议上要做很多耗费精力的选择：说什么话、质疑或者打断谁，以什么形式汇报工作，忽略哪些内容，表现出怎样的合作或者强硬态度等。

而通过“结构化”的方式，艾伦能让与会者围绕“不断取得进展”这一目标进行讨论的同时，减少能量损耗，即使会议开很久，也能保持专注力，和“电量满满”的状态[1]。

图片来自网络

那么，如何培养自己“结构化”的表达能力呢？

建议大家可以分三个阶段来练习：

初级段位的“结构化”，是分要点。

领导讲话稿里常用的“下面我就XX问题讲三点，第一点，第二点，第三点”这种表述方式，就是初级段位的典型应用。这就像把购物车里的物品塞进塑料袋里，至少能保证你提着袋子走出超市大门。

怎么练习呢？教你一个方法，把所有芜杂的思路都组织到“三”条要点里去。

“三”是一个沟通中很完美的数字，“三生万物”，简单又好记，麦肯锡等咨询公司也最喜欢。

三条要点可以用这些“框”来结构化：“首先，其次，再次”，“第一，第二，第三”。

在这一阶段，不要在意分类是否完备，分的是否合理，只要“我觉得这个问题有三个原因”/“我讲三点优势”/“项目主要有三方面不足”一开口，对方就会感觉你很有条理、很有逻辑性。

我有个朋友做医疗设备销售，说什么都喜欢三点，而且从来都是不假思索一气呵成，特别有范儿。比如上次闲聊到为啥去年业绩不好，他悠悠地说：

“原因主要有三点，第一，国家对于医疗政策收紧了；第二，公司卖出去的设备，回款得等项目建设完成。第三，我们客户预算花起来要求比较高，所以钱不好拿啊。”

不管这三点质量怎么样，比起其他人的扯闲篇，这高大上多了。

中级段位的“结构化”，是逻辑分类。

就像把购物车里的物品分门别类塞进塑料袋里，雪糕就不要和热乎乎的外卖放一个袋子了；而熟食和生肉要分开装袋。

晋级为中级段位后，你就可以不限于“第一、第二、第三”了，而是能够根据不同情境，信手拈来各种结构化工具，比如：

时间结构：“过去、现在和将来”；

解决问题结构：“背景、问题、解决思路、展望”；

层级结构：“国家、组织和个人”等。

在这一阶段，咱们回过头看那位销售朋友说的三点，并不能经得起推敲：第一点是政策原因，第二和第三点说白了都是财务回款原因。

如果套用“国家、组织和个人”这个结构模板，他的三点可以这样组织：

（第一）*从大环境来看，整个产业政策收紧；

（第二）从公司层面来看，回款的设计不太灵，账面看起来不好；

（第三）从个人角度，去年孩子出生了，得分出精力陪老婆孩子，家庭更重要啊。

除了各种商业背景下的时间结构、重要性结构、完备性结构等充满逻辑性的结构之外，这里还给大家介绍一种日常管理中常用又简单的表达结构框架：时间、地点、人物、事件。

有了这个结构，你就可以很从容地布置任务和交代工作。比如你组织团队明天去郊游，用上结构化标准模板，可以这样安排：

我们明天去郊游团建：

时间：8点半公司门口集合一起出发，或者9点直接公园集合。

地点：集合点在东门门口，注意不是北门和西门。

人物：参加范围控制在我们项目组内部，可以带家属和孩子，如果参加不了可以请假。

事件：具体安排是先花2个小时爬山，然后中午聚餐，解散。

这么布置起工作来，是不是有条理很多？

最高段位的“结构化”，是总结提炼。

根据芭芭拉《金字塔原理》的观点，高手不但能够把观点放到各个子结构中，还能把这些零零总总的观点再归纳成“金句”，而不是“三点建议”，“五个问题”这么干巴巴、信息量匮乏的总结句[2]。

这就像在把东西分门别类装到塑料袋里后，还把多个塑料袋的提手拎出来、打个漂亮的蝴蝶结系在一起递给对方，方便一手拿走。

用芭芭拉的严苛的标准来判断，最高赞里所举的万科总裁郁亮、李开复的演讲稿等几个例子，只能达到上面提到的中级水平。

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在这里，我尝试用《金字塔愿意》一书中的总结方法修改下大佬们的开头句：

万科总裁郁亮原文：“万科在这三个认识阶段后面，代表着万科三种不同的做法”；**

可以改为“一路走来，万科不断摸索和创新人才管理制度，以变革应对内外挑战，具体分以下三阶段”*

李开复博士原文：“但是深度学习以及机器学习还面临很多挑战。这里有几个问题：”；

*可以改为“但是深度学习以及机器学习还面临着人才和技术方面的挑战。这里有几个问题：”

*举例原文：“小明是个非常优秀的人，从三个方面能够证明。”*

可以改为“小明无论是工作能力还是态度都非常适合这个岗位（“优秀”的评价太过泛泛，我们假设这次谈话的目的是为了提拔小明），我举三个方面例子：”*

大佬们之所以牛，不仅仅在于演讲内容结构化，更关键的是思想和洞见。上述建议，有点吹毛求疵的意思。不过，学无止境，精炼的总结绝对是沟通能力精进的一个重要方向，供有志于提升表达能力的各位知友们参考。